Taal op niveau met e-coaching menu

Braint Taalgids

Spelling, werkwoordspelling, grammatica, stijl, leestekens en zakelijk schrijven

Zakelijke email

Zakelijke email

Het schrijven van een zakelijke email (of nu met koppelteken in het Nederlands: e-mail) is op een aantal punten anders dan het schrijven van een Zakelijke brief. Je kunt snel informatie uitwisselen. Ook kun je mailen met meer ontvangers tegelijk. Verder kun je makkelijk tekstbestanden, beeldmateriaal etc. meesturen.

Opbouw zakelijke mail

Zet de kern van de boodschap in de eerste alinea. Bij een wat langere e-mail loop je het gevaar dat de lezer de boodschap mist, omdat hij of zij moet scrollen. Gebruik de volgende indeling:

  1. inleidende alinea met de kernboodschap;
  2. middenstuk met de toelichting;
  3. slotalinea met actie (van jou of de lezer);
  4. opsommingen mét opsommingtekens;
  5. witregel tussen de alinea’s.

Zakelijke mail schrijven

Hieronder vind je een paar tips voor het schrijven van een zakelijke mail.

  1. Zorg voor een duidelijke onderwerpregel.
    niet: bijeenkomst teamleiders
    maar: verslag bijeenkomst teamleiders van 16 november 20..
  2. Zet altijd een aanhef boven de mail.
    Voor collega’s en contacten met wie je veel mailcontact hebt, mag dat informeel zijn. Voor andere lezers gelden dezelfde regels als bij een zakelijke brief.
  3. Sluit je mail af met Met vriendelijke groet. Daaronder zet je je elektronische handtekening met je functie, afdeling en andere gegevens zoals adres en telefoonnummer. Een e-mail naar een collega kun je afsluiten zoals je wilt.
  4. Typ het adres pas als laatste in, zodat je het bericht niet per ongeluk verstuurt voordat je het nog eens nagelezen hebt of voordat je de bijlage(s) hebt bijgevoegd.

Wil je meer informatie over hoe je iemand kunt aanspreken in een zakelijke e-mail, kijk dan bij Aanhef en afsluiting.

Zakelijke mail taaltips

  1. Controleer je mail op spelfouten.
  2. Gebruik geen afkortingen: dit maakt je tekst lastig te lezen (jl., a.s. en cv mogen wel, hoewel jongstleden ook vaak voluit geschreven wordt).
  3. Schrijf niet in telegramstijl, maar maak hele zinnen. Vergelijk de volgende zinnen:
    Bespreekpunt volgende bijeenkomst, meer info over reorganisatie
    of
    We bespreken dit op de volgende bijeenkomst, omdat we dan meer informatie hebben over de reorganisatie.

Zakelijk e-mails oefenen

Je moet voor je werk veel schrijven en je wilt daarin geen fouten maken. Maar hoe formuleer je een zin kort en krachtig en toch klantvriendelijk? En hoe bouw je een goede tekst op? Met de online cursus Zakelijk schrijven oefenen kun je hiermee zelfstandig aan de slag.



 

Bekijk alle oefencursussen