Taal op niveau door e-learning en coaching menu
Braint Taalgids   Braint Taalgids

Waar let je op?

Een e-mail wordt vaak sneller geschreven dan een brief en wordt meestal van het scherm gelezen. Daarom is de inhoud vaak beknopter. De begroeting in een e-mail is vaak ook wat minder formeel.


Probeer je altijd te verplaatsen in de lezer:
-Wat is het taalniveau van de lezer?
-In welke situatie leest de lezer jouw brief/e-mail?
-Moet de lezer iets weten?
-Wil jij iets weten van de lezer?
-Moet de lezer iets doen?
-Moet de lezer iets nalaten?
-Moet de lezer iets verwerken (goed/slecht nieuws)?

Hieronder vind je nog een paar tips voor het schrijven van een e-mail:

1. Zorg voor een duidelijke onderwerp regel.

niet:bijeenkomst teamleiders
maar:verslag bijeenkomst teamleiders van 16 november 20...

2. Zet altijd een aanhef boven de e-mail.
Voor collega's en contacten met wie je veel mailcontact hebt, mag dat natuurlijk informeel zijn: Beste Pieter, Hallo Janneke,

Voor andere lezers gelden dezelfde regels als bij een brief: Geachte mevrouw Van Dalen,

3. Zet de kern van de boodschap in de eerste alinea. Bij een wat langere e-mail loop je het gevaar dat de lezer de boodschap mist, omdat hij/zij moet scrollen.

4. Sluit je e-mail af met 'Met vriendelijke groet,' (geen mvg!).

5. Controleer je e-mail op spelfouten.

6. Gebruik geen afkortingen: dit maakt je tekst lastig te lezen (jl., a.s. en cv mogen wel)

7. Schrijf niet in telegramstijl maar in volzinnen (met een onderwerp en een persoonsvorm). Vergelijk de volgende zinnen:


  • Agendapunt volgende bijeenkomst, meer info over reorganisatie

en

  • We bespreken dit agendapunt op de volgende bijeenkomst, omdat we dan meer informatie over de reorganisatie hebben.

8. Denk goed na of je de ik-vorm of de wij-vorm gebruikt.
Als je wij gebruikt, verwijs je naar je bedrijf of naar je afdeling: je schrijft immers namens je organisatie.

Een e-mail of brief die geschreven is in de ik-vorm is persoonlijker en je geeft je lezer veel meer het idee van samenwerking: u en ik. Ik is dus niet onbeleefd, maar: begin niet elke zin/alinea met ik.

Vaak wordt gezegd dat je ik en wij niet door elkaar mag gebruiken. Er zijn echter situaties waarin dit best logisch is. Dit staat een beetje vreemd in een e-mail aan een klant:

  • Wilt u dit bedrag binnen een week op mijn rekening storten?

Nog een paar voorbeelden:

  • Ik adviseer u om op tijd een tafel bij ons te reserveren.
  • Als u vragen hebt over onze offerte, beantwoord ik ze graag.

9. Geef opsommingen altijd schematisch weer, dus onder elkaar. Hieronder zie je twee opsommingen:

  • Van elk agendapunt schrijf je op wat het onderwerp is, wat erover gezegd wordt, wie het zegt en wat het besluit is.

of

Van elk agendapunt schrijf je op:
-wat het onderwerp is;
-wat erover gezegd wordt;
-wie het zegt;
-wat het besluit is.

Bezoekers aan deze pagina bekeken ook:
Interpunctie
Verschil spreektaal en schrijftaal

Vraag van de Week | Week 46

Ik vind die leestekens een gedoe. Je zet een punt achter een zin en als je in de zin een pauze hoort, is het tijd voor een komma, toch? Welke leestekens gebruik jij?

Naar de taalvraag